Dokumentų valdymo sistema

Straipsnis iš Vikipedijos, laisvosios enciklopedijos.
Peršokti į: navigaciją, paiešką

Dokumentų valdymo sistema (DVS) - yra sistema (remiantis kompiuterinių programų į skaitmeninių dokumentų valdymo atveju) skirta stebėti, saugoti bei valdyti darbą su dokumentais įvairiose organizacijose. Daugumoje šių sistemų yra integruotas istorijos sekimas, todėl bet koks dokumentų pakeitimas ar naujų versijų sukūrimas yra matomas šios sistemos vartotojų. DVS terminas yra susijęs su turinio valdymo sistemos sąvoka.

Dokumentų valdymo sistemos pagrindinės savybės:

  • Saugoti dokumentus
  • Įdėti dokumentą, išsiimti redagavimui, įdėti pakeitimus
  • Užtikrinti dokumentų apsaugą
  • Valdyti dokumentų papildomą informaciją
  • Saugoti senesnes dokumento versijas
  • Saugoti veiksmų istoriją
  • Užduočių, susijusių su dokumentais valdymas
  • Dokumentų tvirtinimas

Savybių detalumas labai priklauso nuo konkrečių dokumentų valdymo sistemų – mažoms įmonėms skirtose sistemose dažniausiai būna palaikomos tik paprastos procedūros, didelėms organizacijoms skirtose programose savybės yra žymiai praplėstos.

Dažnai dokumentų valdymo sistemos yra specializuotos – pritaikytos konkrečiai organizacijai ar tam tikro tipo organizacijoms. Pavyzdžiui, Bentley gaminama sistema ProjectWise yra skirta didelėms organizacijoms, dirbančioms daugiausiai su MicroStation brėžiniais.

Taip pat dokumentų valdymo sistemos yra kuriamos kaip sudėtinės platformos, t. y. sukuriama pati sistema su konfigūravimo galimybėmis pagal konkretaus kliento poreikius, pvz.: kai organizacijai reikia ne tik dokumentų saugyklos, bet ir su dokumentais susijusių užduočių valdymo, incidentų valdymo ar CRM sistemos – dokumentų valdymo sistemą galima sukonfiguruoti pagal šiuos poreikius. Tokių konfigūruojamų dokumentų valdymo sistemų pavyzdžiai – „AIVA DOKUMENTAI“, „DocLogix“ , "DocON" ir kt.

Standartizavimas[taisyti | redaguoti kodą]

Dauguma pramonės asociacijų publikuoja savo konkrečių dokumentų kontrolės standartų sąrašus, kuriuos naudoja konkrečioje srityje. Žemiau yra nurodytas sąrašas su keletu ISO standarto dokumentų.

     ISO 2709 Informacija ir dokumentavimas - Formatas skirtas informacijos pasikeitimui      ISO 15836 Informacija ir dokumentai - Dublin Core metaduomenų elementų rinkinys      ISO 15489 Informacija ir dokumentai - Dokumentų valdymas      ISO 23950 Informacija ir dokumentai - Informacijos paieška (Z39.50) - Prašymas paslaugų apibrėžimas ir protokolo specifikacija      ISO 10244 Dokumentų valdymas - Verslo procesų pagrindas ir analizė      ISO 32000 Dokumentų valdymas - nešiojamų dokumentų formatas


Commons-logo.svg

Vikiteka