Dokumento rekvizitas

Dokumento rekvizitas – dokumento sudedamoji dalis ar su dokumentu susijusių procedūrų įforminimo elementas. Tai tokios dokumento dalys, kurios yra būtinos, kitaip dokumentas laikomas negaliojančiu.

Lietuvos Respublikos dokumentų rekvizitai

Lietuvos dokumentuose privalomais rekvizitais gali būti:

• Lietuvos valstybės ar savivaldybės herbas (kompanijos – logotipas, prekių ženklas). Būna dokumento pradžioje, centruotoje eilutėje po viršutine parašte. Prekių ženklas gali būti dokumento viršuje kairėje pusėje, greta paraštės.
• dokumento sudarytojo pavadinimas – rašomas po herbu ar prekių ženklu. Jei prekių ženklas yra dokumento kairėje pusėje, dokumento sudarytojo pavadinimas išdėstomas šalia jo.
  • Kai herbo arba prekių ženklo rekvizito dokumente nėra, dokumento sudarytojo pavadinimas išdėstomas po dokumento viršutine parašte.
  • Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas centruotas, didžiosiomis paryškintomis raidėmis, kurios gali būti didesnėmis negu kitų rekvizitų
  • Kai dokumentas turi keletą sudarytojų, jų pavadinimai išdėstomi vienas po kitu, atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.
• įstaigos duomenys – juridinio asmens pavadinimo teisinė forma, buveinės adresas, kontaktinė informacija (telefono ir fakso numeriai, elektroninio pašto adresas, kita reikalinga informacija), registro, kuriame kaupiami ir saugomi duomenys, pavadinimas, juridinio asmens kodas, pridėtinės vertės mokesčio mokėtojo kodas (jei juridinis asmuo yra PVM mokėtojas). Gali būti reikalinga ir kita informacija.
  • Ši informacija išdėstoma eilute ar stulpeliais po dokumento sudarytojo pavadinimu arba dokumento pirmojo lapo apatinėje paraštėje. Įstaigos duomenys rašomi mažesnėmis negu kiti rekvizitai raidėmis ir gali būti atskiriami linija.
• adresatas – Jis rašomas po įstaigos duomenų rekvizitu arba, kai įstaigos duomenys išdėstyti dokumento apatinėje paraštėje, – po dokumento sudarytojo pavadinimu.
• dokumento pavadinimas – jį sudaro dokumento rūšies pavadinimas (įsakymas, nutarimas, pažyma, protokolas ar kt.) ir antraštė. Dokumento pavadinimas rašomas didžiosiomis paryškintomis raidėmis, paprastai centruotai.
  • Raštuose dokumento rūšies pavadinimas nenurodomas. Žodžiu „dėl“ prasidedanti antraštė rašoma nuo dokumento kairiosios paraštės ir nuo aukščiau esančio adresato rekvizito atskiriama didesniu nei vienos eilutės intervalu.
• dokumento data – rašoma arabiškų skaitmenų grupėmis arba mišriuoju būdu:
  • Rašant datą skaitmenų grupėmis, metus, mėnesį ir dieną reiškiančios skaitmenų grupės skiriamos brūkšneliais, prieš vienženklius skaičius rašomas nulis, pvz.: 2006-12-05.
  • Rašant datą mišriuoju būdu, nurodomas metų skaitmuo ir žodžio „metai“ santrumpa „m.“, mėnesio pavadinimas, dienos skaitmuo ir žodžio „diena“ santrumpa „d.“. Vienaženkliai dienos skaitmenys rašomi be nulio, pvz.: 2006 m. gruodžio 5 d.
  • Dokumento data rašoma po dokumento pavadinimu, centruotai.
  • Raštuose data rašoma dokumento dešinėje pusėje po įstaigos duomenų rekvizitu. Jei įstaigos duomenys nurodomi dokumento apatinėje paraštėje, – dešinėje pusėje po dokumento sudarytojo pavadinimu.
• dokumento registracijos numeris – sudarytas iš dokumentų registro identifikavimo žymens ir dokumento registravimo dokumentų registre eilės numerio.
  • Prieš registracijos numerį rašoma žodžio „numeris“ santrumpa „Nr.“, pvz.: Nr. V1‑159 (V1 – dokumentų registro identifikavimo žymuo, 159 – dokumento registravimo šiame registre eilės numeris).
  • Dokumento registracijos numeris rašomas šalia dokumento datos dešinėje pusėje, kartu su data, centruotai.
• dokumento sudarymo vieta – nurodoma dokumentuose be įstaigos duomenų rekvizito. Ji centruotai įrašoma po dokumento datos ir dokumento registracijos numerio rekvizitais, nepaliekant vienos eilutės intervalo.
• dokumento tekstas – tekstas (lentelė, grafikas ir kt.) raštuose išdėstomas po antrašte, teisės aktuose (nuostatuose, taisyklėse, programose ir kt.) – po dokumento pavadinimo rekvizitu, kituose dokumentuose – po dokumento datos ir registracijos numerio arba po sudarymo vietos rekvizitais. Tekstas gali būti dėstomas laisva forma, skirstomas skyriais, skirsniais, poskyriais, punktais ir jų pastraipomis, punktų papunkčiais.
• parašas – Parašo rekvizitą sudaro dokumentą pasirašančio asmens pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė. Parašo rekvizitas išdėstomas po dokumento tekstu.
  • Pareigų pavadinimas pradedamas rašyti nuo kairiosios paraštės, vardas ir pavardė rašomi tos pačios eilutės dešinėje pusėje, pasirašoma eilutės viduryje
• dokumento tvirtinimo žyma – Ji turi būti dokumento dešinėje pusėje virš dokumento pavadinimo.
  • Jei tvirtinimo žymoje turi būti antspaudas, jis dedamas taip, kad liestų pasirašiusio asmens pareigų pavadinimą.
• specialioji žyma – Ji rašoma dokumento pradžioje, viršutinės paraštės dešinėje pusėje paryškintomis raidėmis, pvz.: Projektas, Kopija, Išrašas, Nuorašas…
• priedo žyma – Ją sudaro dokumento, kuriam priklauso priedas, pavadinimas, žodis „priedas“ ir, jei yra daugiau nei vienas priedas, jo eilės numeris. Priedo žyma būna dokumento priedo pradžioje dešinėje pusėje.
• gauto dokumento registracijos žyma – Ją sudaro dokumentą gavusios įstaigos pavadinimas (gali būti sutrumpintas), žodis „Gauta“, dokumento gavimo data ir registracijos numeris. Žyma dedama dokumento pradžioje viršutinės paraštės dešinėje pusėje.
• gauto dokumento nuoroda
• rezoliucija
• dokumento suderinimo žyma
• viza
• supažindinimo žyma
• dokumento rengėjo nuoroda
• dokumento paieškos nuoroda
• tikrumo žyma.

Nuorodos

• Lietuvos Archyvų departamento generalinio direktoriaus 2001 m. kovo 30 d. Įsakymas Nr. 19 „Dėl dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“